ניהול תיעוד הוא בפשטות – ניהול המסמכים והידע הארגוני. את הניהול מבצעים בעזרת שני מרכיבים
עיקריים – תהליכי עבודה מסודרים ומערכת של ניהול המסמכים והידע.
בעולם של היום יש חשיבות רבה לניהול הידע והמסמכים בארגון. ניהול נכון של כלל התיעוד ישפיע
באופן ישיר על הצלחת ניהול הפרויקט. מדוע זה כל כך חשוב? הנה רק חלק מהסיבות:
- ניהול סיכונים
- חיסכון כלכלי
- זמינות המסמכים
- דיווח ומעקב
הפעילות שלנו בתחום זה כוללת שני מרכיבים: יישום ושיפור תהליכים בארגון הקשורים לניהול הידע,
וגם בניית מערכת ניהול מסמכים וידע, שתשמר מסמכים חשובים לניהול הפרויקט.
מדוע לבחור במערכת ניהול ידע?
מקובל במקומות לנהל את ידע הפרויקט באמצעות קבצי אקסל, ואילו המסמכים נשמרים במקום
אחר. אקסל היא תוכנה מצוינת, אך יש לה מגבלות: אי אפשר לנהל דרכה מסמכים שונים ולקשר
לכולם, אין היסטוריה של הידע – ברגע שעדכנת נתון – לא ניתן לדעת את הנתון שקדם לו. צורת
עבודה זאת מכבידה על ניהול פרויקטים ועל מעקב אחר לוחות זמנים. חישבו כמה קשה לעקוב דרך
האקסל ולהבין אם כבר נשלח מענה, אם עברו תשלומים או אם קיבלתם אישורים להם חיכיתם –
כולל סטטוס עדכני, קישור ישיר למסמכים, קבלת התראות, יצירת דוחות ועוד. מומלץ להטמיע
מערכת מאוחדת שמאפשרת מעקב אחר שלבי הביצוע של הפרויקט ותיתן גישה מהירה לכל
המסמכים תיתן לכם יתרון עצום.
באילו מסמכים מדובר? מסמכים חשובים שתרצו אליהם גישה מידית במהלך הפרויקט וגם אחרי
סיומו. אלו יכולים להיות רשימת מבנים, סטטוס היתרים, מעקבים חוזיים, תהליך תכנון, שינויים,
תביעות ועוד מסמכים רבים אחרים מסוגים שונים. כמו כן, היום, בעידן תקשורת המיילים, חשוב מאוד
לתעד גם התכתבויות – בייחוד מיילים בנושאי שינויים ותביעות או מסמכים מסחריים.
המערכת שלנו נותנת יתרון בתחומים רבים:
ניהול סיכונים: דברים רבים עלולים לפגוע במסמכים שלכם, למשל כוח עליון כמו שריפה או שיטפון,
או נזקים מצד אנשים, במזיד או בשוגג.
באמצעותנו, תוכלו לשמור את המסמכים ולהבטיח את קיומם במערכת. חשוב לזכור שלניהול
התיעוד יש חשיבות עליונה בניהול הסיכונים בפרויקט.
חיסכון כלכלי: נעלם מסמך מקור חתום כדין? זה עלול לגרום להוצאות ניכרות, אם מדובר למשל בדיון
משפטי מול לקוח או מול ספק. נהלים שונים בנוגע לתיעוד ולשמירת מסמכים יוכלו למזער את
ההוצאות שלכם וליעל את ניהול הפרויקט.
תיעוד מפורט גם יכול להגן על הארגון מפני תביעות עתידיות.
ניהול נכון ויעיל יביא לחיסכון במשאבי הזמן והניהול וכך יגדיל את הרווח מהפרויקט.
זמינות המסמכים: כשמנהלים פרויקט, חשוב שכל המסמכים יהיו זמינים תמיד ומיד. במערכות
שאנחנו בונים תוכלו לאתר כל מסמך במהירות ובקלות לפי קוד מסמך, סוג המסמך, התקשרות
חוזית, הצעת מחיר, ניהול בקרה ועוד. לכל אורך הפרויקט המסמכים זמינים לכם מידית, ולא תיאלצו
לבזבז זמן יקר בחיפוש אחר מסמכים חשובים.
גם כשהפרויקט ייגמר והצוות יתפזר, כל המסמכים ואפשרות המענה לשאלות עדיין יהיו בהישג יד
במערכת עדכנית ונגישה.
דיווח ומעקב: המערכת מאפשרת גם דיווח ומעקב שוטף אחר הפרויקט. מנהל הפרויקט יקבל עדכון
על ההתקדמות ועל שלבי הביצוע של הפרויקט. המערכת מאפשרת גם לבצע מעקב אחר אישורים
שונים, אחר דרישות חוזה (כגון ניהול סטטוס תכנון, ניהול אבני הדרך, ניהול הגשות לאישור, ניהול
המסירות, ואף שולחת התראות לגורמים הרלוונטיים.
ניהול הפרויקט יהפוך לקל, פשוט ויעיל.
ניהול מסמכים נכון ותכנון נכון של תיעוד הפרויקט עוזרים בחיסכון של משאבי הארגון שלכם
ומאפשרים ניהול סיכונים טוב יותר, ניהול פרויקט פשוט יותר, דיווח ובקרה יעילים יותר ותקשורת
טובה יותר עם הלקוחות גם אחרי שהפרויקט נגמר.
כדי להביא למקסימום את הצלחת הארגון שלכם ולשפר את יכולתו המסחרית כדאי שתקיימו
מערך ניהול תיעוד יעיל ואיכותי. לשם כך צרו אתנו קשר 🙂