ניהול מסמכים וידע בפרויקטים הנדסיים

כמות המסמכים, המידע והידע שמצטבר במהלך חיי פרויקט הינם עצומים. עקב המעבר להתכתבות אלקטרונית (בעיקר דוא"ל), מצטברות כמויות גדולות עוד יותר של מסמכים.

כמו כן, עקב היקף הפרויקטים ומורכבותם, יש צורך לנהל מספר רב של מעקבים על מנת לוודא עמידה בתנאי חוזה: מעקב אחר הגשות ואישורן, מעקב אחר RFI, מעקב אחר עמידה באבני דרך, מעקב אחר אישור ספקים, מעקב סטטוס תכניות ועוד.

על מנת לאפשר עבודה נוחה ומהירה, ללא הפרדה בין המסמכים לבין הידע (שבאופן כללי מנוהל בגליונות אקסל), מומלץ לנהל את הפרויקט – המסמכים והידע במערכת ייעודית המתאימה לאופי הפרויקט.

אנו עוסקים בתחום הבינוי למעלה מ-15 שנה, במגוון גדול של פרויקטים: כבישים, בינוי מבנים, תשתיות, תחנות כח, מסילות, מנהור ועוד

תצורת פרויקט ותהליכים בפרויקטים הנדסיים

חברת בזלת יעוץ מתמחה בהגדרת תצורת פרויקטים בתחום ההנדסה האזרחית, הגדרת התהליכים הנדרשים, הקמתם וניהולם.

תצורת הפרויקט תכלול בין היתר את החלוקה לאזורים \ מקטעים, את החלוקה לאלמנטים הנדסיים במרחב הפרויקט (גשר, מבנה א), ועוד נושאים כמו שלבי הביצוע, מסירות ועוד.

בכל פרויקט בתחום ההנדסה האזרחית, בבינוי כמו גם בתשתיות, מתנהלים מספר רב של תהליכים מקבילים, חלקם משיקים ורבים מושפעים אחד מהשני.

תהליכי ניהול פרויקט כוללים התכתבויות שוטפות, סטטוטוריקה, לוחות זמנים, שאילתות (RFI), הגשות לאישור כגון ספקים וחומרים, ניהול שינויים\חריגים ועוד.

ברבים מהפרויקטים מסוג תכנון-ביצוע (DB) ופרויקטים זכייניים (PPP), התהליכים מוכתבים מתוך החוזה עצמו וחשוב מאוד להגדיר את התהליכים כך שיתמכו בניהול על פי הדרישות החוזיות – למשל מספר הימים המוקצה למענה (של הלקוח או של הקבלן) או סטטוס בקשה לשינוי.

הגדרת תהליכי עבודה, כולל שימוש במערכות ייעודיות בהתאם לצורך, מאפשר ניהול סדור ותורם למיקסום רווחי הפרויקט.

יישום תצורת פרויקט

מומלץ לשלב את ניהול התהליכים בניהול היומיומי של הפרויקט. שילוב זה נעשה על ידי ניתוח הדרישות החוזיות, ניתוח תהליכי העבודה הקיימים בפרויקט ו\או בארגון, בניית תשתית מחשובית לתמיכה בתהליכים הנבחרים והטמעת המערכת והתהליכים בפרויקט ו\או בארגון.

לדוגמא, ניהול תהליך RFI במערכת הממוחשבת נותן יתרונות רבים כגון פתיחת ה-RFI מול המסמך הטכני הרלוונטי ישירות, ניהול מעקב אחר התהליך באמצעות המערכת וקבלת סטטוס עדכני בכל זמן כמו גם חסכון במיילים יוצאים ונכנסים והפקת דוחות סטטוס בהתאם לחיתוכים השונים ( ע"פ דיסציפלינה, סטטוס, אלמנט\מבנה בפרויקט, אחראים למענה ועוד).

בפרויקטים מסוג תכנון \ בצוע (DB), תהליך קריטי נוסף הוא נושא תהליך תיקוף התכניות לביצוע כולל עדכונן השוטף וניהול תיקיות עם התכניות המעודכנות ביותר, כולל אפשרות גישה ממגוון מכשירים נייחים וניידים.

ניהול מסמכים וידע

בדיקת הדרישות בתחום ניהול המסמכים

שלב זה מהותי ביישום מערך ניהול תיעוד איכותי וכולל בין היתר:

  • מיפוי הדרישות הארגוניות והחוזיות – פירוט המסמכים בהם יש לטפל (מסמכים משפטיים, מסמכים הנדסיים, מסמכים מסחריים וכו'), כמות, אופן ההגשה הנדרש וניתוח הערכת עלויות
  • ביצוע בדיקה של תהליכי העבודה הקיימים בארגון / בפרויקט וניתוח השפעת מרכיבים אלו על מהלך העבודה השוטפת
  • ניתוח צרכים בתחום מערכת ניהול התיעוד בהתחשב בצרכים הניהוליים ובאופי הארגון או הפרויקט

 

אנו מתמחים בתחום התשתיות, ההנדסה האזרחית והבניה וכן בתחומי התעשיה והניהול.

הטמעה

  • יצירה והטמעה של תהליכי עבודה חדשים והתאמת תהליכים קיימים להבטחת התנהלות יעילה ובהתאם לדרישות.
  • אפיון מערכת ניהול התיעוד ובמידת הצורך ביצוע תהליך איתור המערכת המתאימה לחברה / פרויקט
  • הקמת מערכת ניהול המסמכים והידע בארגון \ פרויקט בהתאם לאפיון ולתצורה הנדרשת.
  • ביצוע הדרכה והטמעה של מערכת ניהול המסמכים בקרב משתתפי הפרויקט השונים
  • ליווי הארגון בתהליך ההטמעה וייצוגו מול ספק מערכת ניהול התיעוד תוך ווידוא ביצוע ההתקשרות
  • יצירת תבניות מסמכים מותאמות לשימוש הארגון על מנת לייעל את תהליך אישור המסמכים, אחסונם ואיתור בכל עת
  • יעוץ בהקמת מחלקת ניהול התיעוד הכולל איתור כוח האדם והכשרתו, ליווי הצוות ביצירה, רישום, טיפול  ותיוק המסמכים הטכניים, המשפטיים והמסחריים  וניהול ומעקב אחרי תכתובת הפרויקט כולל יצירת ארכיון
  • כתיבת מסמכי עבודה (טפסים ונהלים) מתאימים והטמעתם בפרויקט

שירותים לאחר הטמעה

בקרה על המערכת כולל וידוא שמירת מסמכים חיוניים (מסמכים רשמיים, התכתבויות שונות, סיכומי פגישה ועוד)
  • הפקת דוחות שונים – דוח תכניות מעודכנות, דוח תכניות מתוקפות לביצוע, דוח דוחות שימוש במערכת
  • ניהול סטטוס הגשות – בהתאם לתצורת שמירת המסמכים וניהול התהליכים בפרויקט כולל דוחות סטטוס.
  • כתיבת מסמכי עבודה (טפסים ונהלים) מתאימים והטמעתם בפרויקט

שירותים לפרויקטים

בפרויקטים בתחום ההנדסה האזרחית, ניהול התכנון ובקרת התכנון כחלק ממנו, הינם בעלי משמעויות כלכליות נרחבות על התנהלות הפרויקט. הטיפול השוטף, המתמשך והמידי, חוסך בזמן ובמשאבים ומאפשר לגורמי התכנון להתקדם בפרויקט תוך כדי מעקב מפורט אחר התקדמות התכנון.

בזמן הביצוע, יש חשיבות גדולה לניהול התכניות לביצוע – כולל עדכונים שוטפים שנפוצים בפרויקטים רבים. אנו מאפשרים למשתמשים גישה לתיקיות שמכילות רק את התכניות המעודכנות ביותר, לפי אזור \ קטע, לפי אלמנט \ קומה, לפי דיסציפלינה ועוד על פי צרכי המשתמשים.

בנוסף, ניתן להגדיר למשתמשים תיקיות יעיודיות כולל התראה על עדכונים חדשים ספציפיים לתיקיה נבחרת. כך למשל ניתן להגדיר תיקיה שמכילה אך ורק תכניות קונסטרוקציה של אלמנט מסוים (גשר 01 לדוגמה). בכל פעם שיתעדכנו תכניות הקונסטרוקציה של גשר 01, תתקבל התרעאה למשתמש בעל התיקיה.

בבזלת יעוץ אנו מציעים ניהול מערכת ייעודית שבאמצעותה אנו עוקבים אחר מהלך אישור התכנון. המערכת מספקת מעקב רציף אחרי:

  • הגשות – סטטוס ולו"ז
  • מהדורה מעודכנת של תכנית + היסטוריה של תכנית – כל המהדורות הקודמות זמינות בחיפוש על פי הרשאה מתאימה
  • מערך תיעוד ובקרת התכנון מסתמך על תכתובות, הגשות, מסמכי תגובה ועוד. אנו מבצעים איסוף של המסמכים הרלוונטיים במהלך השוטף של הפרויקט
  • ליווי שוטף פרויקט כולל דוחות שונים.

להלן רשימה חלקית של דוחות:

  • דוח תכניות מעודכנות – כולל תיעוד כל המהדורות
  • דוח סטטוס היתרים
  • דוח מעקב אחרי אישורי תכנון, מסמכים והגשות
  • מעקב אחר משימות לביצוע בהתאם לצרכים –  הן בארגון והן מול גופים חיצוניים.
  • עדכון סטטוס בטווח של 48 שעות
  • פגישות קבועות וקשר ישיר ורציף עם צוות הפרויקט